Le CRM (outil de gestion de la relation client) Vtiger procède à des mises à jour tous les mois. Et pour les nouveautés d’Avril 2017, nous sommes gâtés ! Découvrez les évolutions importantes de cette dernière mise à jour : gardien du stockage, état fermé, emailing, suivi des temps, mode hors-ligne, champs dynamiques.
Le gardien du stockage
Comme Vtiger centralise beaucoup d’informations il peut se poser à un moment donné le problème d’infobésité. Et dans ce cas faire un régime est souvent trop tard ou très compliqué. Une nouvelle fonction vient d’apparaître ce mois-ci. Elle va permettre de définir une stratégie de suppression des informations que vous savez caduc au bout d’un temps donné. Bien entendu avant suppression des messages d’alertes préviendront les administrateurs 2 et 4 jours avant la suppression fatidique.
Par exemple on peut supprimer les tâches qui ont plus de 5 ans, les historiques de mise à jour qui ont plus de 2 ans, etc.
L’état fermé
Une nouveauté également très intéressante qui va nous faire gagner du temps est la notion d’état fermé. C’est un principe d’archivage qui va éviter de faire remonter des informations dans les traitements, les recherches et les flux de productions de notre quotidien. Par exemple pour le suivi des affaires commerciales, quand une affaire est perdue ou gagnée il n’y a plus de raison qu’elle remonte dans nos recherches et notre suivi quotidien. Avant il fallait donc prévoir des filtres de tris qui renvoyait toutes les affaires sauf les gagnées et les perdues. Mais par exemple quand on utilise le moteur de recherche principal les résultats remontent.
Par défaut les champs fermés s’appliquent aux :
- Opportunités d’affaires (gagnée, perdue)
- Factures (payé, annuler)
- Citations (rejeté, accepté)
- Commandes (annulé, expédition reçu)
- Evénements (annulé)
- Tâches (annulé, terminée)
- Campagnes(terminé, annulée, inactive)
- Projets (Achevé, livré, archivé)
- Paiements : reçu, payé
Bien entendu un administrateur peut rouvrir un enregistrement fermé si nécessaire.
Emailing
Un nouveau moteur de création d’email fait son apparition dans Vtiger. Vous allez pouvoir créer des emailings plus professionnels sans mettre les mains dans le code. Vous allez également pouvoir tester le rendu sur mobile directement dans Vtiger.
Suivi des temps
Pour ceux qui utilisent la version Ultimate de Vtiger, une nouvelle fonctionnalité très intéressante vient de faire son apparition : le suivi des temps.
Vtiger proposait déjà des options de gestions de projets avec les notions de tâches, de jalons, de documents et de planning Gant. Dorénavant on pourra également suivre les temps passé sur le projet et la facturation correspondante. Pour nous cela sera très utile pour éviter le temps passé à consolider les informations entre notre outil de gestion de temps actuel et la facturation.
Les temps sont attachés à une tâche et peuvent être déclenché soit via un chronomètre soit par une saisie manuelle.
Le chef de projet peut alors rapidement constater les écarts entre les temps prévus/vendus et les temps réalisés. On peut également faire un point sur les encours avec les taux de progression.
Le pôle administratif peut plus facilement suivre ce qu’il doit ou non facturer.
Vtiger en mode hors ligne
La nouvelle application mobile vous permet d’avoir accès à vos données en déplacement même si vous n’avez pas d’accès internet. Les modifications que vous effectuerez se synchroniseront quand vous retrouverez une connexion internet. Très pratique surtout à l’étranger mais également dans certain bâtiment où la connexion ne passe pas.
Les champs dynamiques
Dernière évolution sur laquelle je vais conclure : les champs dynamiques. Très pratique pour qualifier une information en deux temps tout en limitant les choix possibles dans vos listes déroulante. Par exemple si vous souhaitez avoir une liste type de contact dans votre base, cette liste va vous permettre de déterminer si le contact est un :
prospect, client, partenaire, revendeur, etc.
Mais cela ne suffit pas. En effet pour mieux qualifier ce contact il serait intéressant d’avoir une deuxième liste « statut ». On pourrait alors préciser dans le cadre d’un prospect s’il est nouveau, chaud, froid, inactif, etc. Pour un client vous devrez avoir d’autres options par exemple actif ou inactif, etc.
Le principe des champs dynamiques est donc de n’afficher dans la deuxième liste que les options qui correspondent au choix de la première.
Cela évite les erreurs, simplifie la saisie et enrichie les niveaux d’informations.
Publié le 5 avril 2017
